07 #BestPractice: SAP-Altsysteme compliant stilllegen – Retention Box im Praxis-Deep-Dive

0: Willkommen zu re:invented – dem  Business Podcast von Scheer IDS

0: Wir sprechen über Cloud, Prozesse  und digitale Transformation

0: – praxisnah verständlich und immer mit Blick auf  das, was Ihrem Unternehmen echten Mehrwert bietet.

0: Herzlich willkommen zu einer weiteren  Folge. Ich bin Susan Zare, freue mich,

0: wieder Fragen stellen zu dürfen. Und lasst  uns mal in dieser Folge zu Beginn festhalten:

0: Viele Unternehmen haben ihr ERP bereits in  die Cloud überführt oder stecken mittendrin

0: in der S/4HANA-Transformation. Oder anders  gesagt, wenn Unternehmen ihr System umstellen,

0: dann ist schnell die Frage da: Was  passiert mit den alten SAP-Systemen,

0: die weiterhin verfügbar bleiben müssen – aus  ganz unterschiedlichen Gründen – aber eben

0: auch Kosten mit sich bringen. Darüber muss  man sich Gedanken machen, denn es ist klar:

0: Der Dauerbetrieb dieser Altsysteme, der  ist ganz schön teuer und der kann auch

0: riskant sein. Genau darüber wollen wir sprechen,  denn die Scheer IDS bietet dafür eine Lösung,

0: die Retention Box, und wie man mit der umgeht,  woher sie kommt und was sie bringen kann – darüber

0: kann ich jetzt sprechen mit Martin Rosahl. Er ist

0: Experte für Managed Services bei der  Scheer IDS. Ich grüße dich, Martin.

0: Hallo Susan. Grüß dich!

0: Martin, viele Unternehmen haben,  ich habe es gerade schon gesagt,

0: diese ERP-Landschaft modernisiert, sind dabei.  Aber die alten SAP-Systeme bleiben ja trotzdem

0: hängen. Warum müssen wir darüber sprechen,  wie wir mit diesen alten Systemen umgehen?

0: Danke für die Frage, das ist ein guter  Punkt. Natürlich wollen viele Leute oder

0: viele Unternehmen in Richtung S/4HANA  oder müssen Richtung S/4HANA gehen,

0: tun das auch in den nächsten Jahren  oder sind schon mittendrin bzw.

0: haben es schon geschafft und müssen sich  Gedanken machen dazu: Was ist denn mit

0: meinen alten Systemen, wo ja auch wichtige,  wirtschaftsrelevante Belegdaten drin sind,

0: die jetzt möglicherweise nicht ins neue System  überführt worden sind? Und dadurch, dass wir ja

0: in regulierten Branchen arbeiten,  aber auch so Aufbewahrungsfristen

0: gegenüber dem Gesetzgeber haben, müssen  halt Daten für x Jahre, Belegdaten,

0: aufbewahrt werden. Und hier genau kommt  unsere Retention Box mit ins Spiel,

0: die genau diese Lücke schließt und so  schließt, dass nicht am Ende des Tages ein

0: Altsystem wie ein neues System betrieben  werden muss, also mit denselben Kosten

0: betrieben werden muss. Wir sind dort  effizient unterwegs und können somit

0: eine sichere und auch saubere Lösung  darstellen, um das zu gewährleisten.

0: Was sind denn so typische Risiken, die  Unternehmen vielleicht auch unterschätzen,

0: wenn sie Altsysteme weiterlaufen lassen?

0: In allererster Linie sind das  Kostenrisiken, in die sie reinsteuern.

0: Weil der Betrieb von SAP-Systemen ist bekanntlich  jetzt nicht das günstigste Mittel der Wahl. Es

0: muss halt sauber betrieben werden. Es muss auch  compliance- und audit-sicher betrieben werden.

0: Und das stellt die Scheer sicher. Das stellt die  Scheer insofern sicher, dass sie sozusagen für

0: sehr viele Kunden dieses SAP-Hosting, wie man es  so schön nennt, auch bereitstellt. Und wenn die

0: Kunden jetzt im Zuge der S/4HANA-Transformation  Richtung SAP ERP Cloud bzw. SAP On-Prem

0: weitergehen, ihre Landschaft überdenken  müssen und ein Altsystem entsteht,

0: was so, wie es jetzt auch kostet,  nicht weiter kosten soll und darf.

0: Da haben wir eine Lösung mit der Retention  Box geschaffen, die bis zu 80 Prozent der

0: Kosten einspart, aber gleichzeitig auch dem  Kunden die Möglichkeit gibt, immer wieder in

0: sein altes System reinzuschauen. Sei es für  die interne Belegschaft, für die Mitarbeiter,

0: die halt noch mal alte Belegdaten einsehen  müssen oder aber auch für Audits, die ja

0: auch regelmäßig stattfinden, wenn  Wirtschaftsprüfer über die Daten

0: schauen müssen. Da muss man denen  den Zugriff gewährleisten und das

0: funktioniert genauso gut, aber mit deutlich  weniger Kosten in einem solchen Retention-System.

0: Also sie virtualisiert SAP-Systeme,  um es vielleicht noch mal irgendwie

0: für mich so verständlich zu  machen. Kann man das sagen,

0: das ist so eine Art digitales Schließfach  dann von dem alten System oder vielleicht

0: kannst du vielleicht noch mal mir erklären,  dass ich es noch mal richtig verstehe.

0: Ja.

0: Sehr gerne, sehr gerne. Also es gibt ja  verschiedene Szenarien, ein SAP-System

0: zu betreiben. Es gibt die Szenarien, dass  das bei Kunden sozusagen im Keller steht,

0: das altbewährte Mittel. Dann gibt es die  Szenarien, dass man eine Private Cloud nutzt,

0: wo sehr, sehr viele Dienstleister, unter  anderem auch die Scheer, unterwegs sind.

0: Und dann gibt es natürlich den goldenen Weg,  dass man die Systeme sozusagen gleich in eine

0: Public Cloud bei einem Hyperscaler, wie die  Scheer das bei Microsoft Azure macht, überführt

0: beziehungsweise die Systeme dort auch  betreibt und auf genau dieser Plattform

0: setzt halt auch die Retention Box auf,  dass die Systeme in Microsoft Azure auf

0: einer kostengünstigen Plattform liegen, als  dass sie in einem Regelbetrieb liegen können,

0: und dadurch spart man sozusagen  Kosten für die Kunden ein.

0: Also, damit spart man eben ordentlich Kosten ein.  Trotzdem stelle ich mir jetzt natürlich die Frage,

0: wie groß wäre denn der Aufwand, wenn Unternehmen  ihre Altsysteme vielleicht im Eigenbetrieb

0: halten würden im Vergleich? Also technisch,  organisatorisch, wie kann ich mir das vorstellen?

0: Genau. Also es ist ja so, dass zu  einem SAP-Betrieb immer dazugehört,

0: dass auch so ein System gepflegt wird. Es  gibt die SAP-Basis-Seite, so nennt sich die,

0: und die SAP-Applikationsseite, die beide von  der Scheer auch unter anderem betreut werden

0: können. Und wenn wir jetzt  auf dieser Basisseite schauen,

0: muss so ein System halt regelmäßig gepatcht  werden, security-relevante Sachen müssen

0: eingespielt werden. Es muss halt so überwacht  sein und am Laufen und am Leben gehalten werden,

0: dass es für den Kunden nutzbar ist. Ein System,  so ein SAP-System, ist ja auch geschäftsrelevant.

0: Da sind geschäftsrelevante Daten drin, Abläufe,  Prozesse, die für Unternehmen dargestellt werden,

0: und wenn man das weiterlaufen lässt, dann  produziert das natürlich dieselben Kosten

0: für den normalen Betrieb auch weiterhin. Und das  möchte man nicht. Man muss Personal möglicherweise

0: vorhalten oder auch das Personal des  Dienstleisters weiterhin so bezahlen,

0: als würde man das System aktiv nutzen.  Was ja dann, wenn man in Richtung S/4HANA,

0: gucken wir jetzt einfach mal in die SAP  ERP Cloud, also das RISE-Modell wählt, dann

0: nicht mehr notwendig wäre, nicht  mehr in diesem Umfang notwendig wäre.

0: Und dadurch kann man sozusagen die Retention  Box nutzen, denn die bindet das Nötigste,

0: was man braucht für den Betrieb, und  realisiert dann sozusagen auf einer

0: anderen Kostenebene für Kunden genau diesen  Retention-Box-Modus, den man dann gehen würde.

0: Also dieser Mehrwert, der erschließt sich mir  eigentlich ganz gut. Trotzdem würde ich gerne

0: noch mal fragen, wo kommt das eigentlich her? Wie  eigentlich sind wir dazu gekommen, diese Retention

0: Box zu nutzen? Weil das fängt ja wohl damit erst  mal an, dass man sich die Frage stellen muss,

0: glaube ich jetzt mal, aus regulatorischer  Sicht beispielsweise, warum kann man nicht

0: einfach diese Systeme abschalten? Also wo fängt  das an und wie kam man dann zur Retention Box?

0: Genau, es ist ja jedes Land unterschiedlich und  wenn wir in Deutschland unterwegs sind und die

0: Scheer ist ja in der Regel bei deutschen Kunden,  die international agieren, unterwegs, obliegt

0: jedem Unternehmen eine Mindestaufbewahrungspflicht  ihrer Daten, ihrer Akten im alten, altmodischen

0: Sinne, auch ihrer geschäftsrelevanten Daten.  Und dahingehend, wenn man in eine neue Welt

0: umzieht sozusagen, die SAP-RISE-Welt, wenn wir  jetzt die mal als Beispiel nehmen, dann wird

0: sehr viel Neues kreiert. Also das System bekommt  neue Prozesse, man geht mit dem System auch in

0: die Cloud, also das wird dann auf verschiedenen  Hyperscalern, wird eine Möglichkeit gegeben,

0: eben das zu hosten, das wird alles von der  SAP realisiert und in dieser neuen Welt

0: sind dann aber die alten Daten so nicht überführt  und diese alten Daten müssen weiterhin aufbewahrt

0: werden. Also aus verschiedensten Branchen gibt es  dort Aufbewahrungsfristen von bis zu 25 Jahren,

0: weil man halt Daten hat, wie zum Beispiel im  Public Sektor, Baudaten, baurelevante Daten,

0: geschäftskritische Daten, die aufbewahrt  werden müssen und die müssen vorgehalten

0: werden. Die müssen nicht vorgehalten werden,  dass man da jeden Tag, zu jeder Zeit immer

0: rankommt. Dann wäre man nämlich im Weiterbetrieb  des Altsystems. Die müssen so vorgehalten werden,

0: dass man sozusagen uns als Dienstleister,  wenn man diesen Service nutzen möchte,

0: einen Service Request, ein  Ticket einstellt und dann in

0: diesem Ticket sozusagen mitteilt, man  braucht den Zugriff auf die SAP-Umgebung,

0: auf die alte Umgebung von Zeitpunkt X  bis Y und in diesem Zeitpunkt gewähren

0: wir sozusagen den Zugriff auf die  Systeme und ansonsten ruhen die

0: Systeme. Die sind dann sozusagen im Sleep  Mode und verursachen in dem Sinne keine

0: großen laufenden Kosten. Das ist  ein geringfügiger Kostenblock,

0: der entsteht für das Vorhalten der Daten.  Die müssen ja irgendwo liegen. Die liegen

0: ja nicht bei irgendjemandem im Keller,  sondern in dem Sinne in Azure, genau,

0: also Microsoft Azure. Und diese Daten sind  dann auf Zuruf bzw. auf Bedarf verfügbar.

0: müssen gelagert und gespeichert werden.

0: und werden auch nur dem  Kunden so verfügbar gemacht,

0: dass er sie einsehen kann. Er kann sie nur  lesen. Er kann die Daten nicht mehr verändern.

0: Das ist tatsächlich auch wahrscheinlich der Punkt,

0: der sich am meisten von der klassischen  Archivierung unterscheidet, oder?

0: Ja, in dem Sinne, beziehungsweise auch die  Tatsache, dass eine klassische Archivierung,

0: so wie es viele Unternehmen nutzen,  die Daten ja ein Stück auslagert,

0: aber verfügbarer macht, wenn man sie  jetzt auch auf die Schnelle braucht.

0: Wenn ich als End-User sozusagen auf meine  alten Daten von vor fünf, sechs Jahren,

0: die archiviert worden sind, zugreifen möchte,  dann sind die ein paar Klicks entfernt und

0: ich muss geringfügige Wartezeiten in  Anspruch nehmen, also in Kauf nehmen.

0: Bei diesem Retention-System ist es so, dass  der Kunde nach einem abgeschlossenen Projekt,

0: wo die Rechte und die Rollen einfach  noch mal durch die Scheer quergecheckt

0: werden und finalisiert werden,  sodass quasi auch alle Daten

0: eingeschränkt sind und geprüft sind, dass die  nicht mehr für den Kunden im alltäglichen Bedarf

0: zur Verfügung stehen. Nur noch auf Anfrage  bei Bedarf. Solche Bedarfe sind dann halt

0: die Wirtschaftsprüfer, die sich dann auch des  Öfteren ankündigen und diese einsehen müssen.

0: Dafür wird dann ein spezieller Raum eingerichtet,  wo nur der Kunde beziehungsweise der Dritte

0: nach Bedarf drauf kann und dann diese  Daten einsehen kann. Das aber auch nur

0: für einen bestimmten Zeitraum. Die sind  jetzt nicht über Monate hinweg verfügbar,

0: sondern wirklich auf einen angemeldeten Zeitraum,

0: dass sie danach wieder in den Ruhemodus versetzt  werden können, weil sonst würde man die Daten

0: ja dauerhaft vorhalten und sie produzieren  mehr Kosten, die man ja nicht haben möchte.

0: Jetzt hast du gerade schon so ein Praxisbeispiel  genannt, wann man eben auf so eine Retention Box

0: zugreifen müsste beispielsweise. Kannst du uns  vielleicht noch mal einen anderen typischen

0: Kundenfall skizzieren, vielleicht auch so im  Vergleich, welche Herausforderungen man ohne

0: Retention Box zu mit der Retention Box hätte,  einfach noch mal, um es besser greifen zu können.

0: Also im Grunde genommen gibt es verschiedenste  Szenarien. Also jedes Unternehmen ist da auch

0: ein Stück weit anders. Die einen haben halt  eine Auflage, dass sie die Daten X Jahre,

0: Jahrzehnte aufbewahren müssen.  Andere halten sich dann an die

0: minimalen gesetzlichen Vorschriften  und dann können die Daten sozusagen

0: also müssen nicht mehr verfügbar sein, aber in  der Regel ist es so, dass wenn ein Unternehmen

0: in Richtung S/4HANA geht, auch Prozesse neu  gestaltet. Und da kommt es durchaus noch

0: mal vor, dass ein Unternehmen, wenn es schon im  Neugestalten der Prozesse ist, das S/4HANA-Projekt

0: dann in den ersten Steps abgeschlossen ist, also  die Migration erfolgreich ist, dann doch noch mal

0: in alte Geschäftsdaten reinschauen muss. Wie  war das denn früher? Wie haben wir das dann

0: da gemacht? Dass da das Wissen meistens auch bei  den Mitarbeitern liegt, wenn die in Rente gehen,

0: wenn sie den Job wechseln, dann vielleicht  nicht mehr da ist und dass dann der Need da ist,

0: auch in diese Daten noch mal reinschauen  zu müssen. Und da ist natürlich auch

0: die Gelegenheit da. In der Regel ist die  Retention Box so aufgebaut, dass wir sagen,

0: es gibt einmal pro Monat den Need aus  dem Kundenbereich heraus, in diese Daten

0: schauen zu müssen. Der ist aber nicht lang,  der wird dann für 24 Stunden bereitgestellt,

0: wobei der Kunde dann seinen  Arbeitstag zur Verfügung hat,

0: diese Daten dann einzusehen. Die restliche  Zeit der 24 Stunden ist halt in Vorbereitung

0: und in Nachbereitung. Wenn wir das System  wieder hochfahren, dann schauen wir einmal

0: die Minimal-Security-Anforderungen, die so  ein System haben muss, dass es auch soweit

0: auf einem aktuellen Stand ist, und  bringen das dann sozusagen wieder nach

0: Abschluss des Durchschauens der Daten  wieder in den Sleep Mode rein. Und da

0: liegt es dann so lange, bis wieder der  Need da ist, dass der Kunde dort Daten

0: einsehen muss oder jemand Externes wie  ein Wirtschaftsprüfer sich anmeldet.

0: Das als praktisches Praxisbeispiel  und auch der Aspekt der Kosten ist

0: für mich nachvollziehbar. Sicherheit  haben wir auch schon angesprochen,

0: aber vielleicht noch mal abschließend. Ja,  Punkt Sicherheitsrisiken. Was müssen wir da

0: beachten bei der Retention Box? Vielleicht auch  im Vergleich zu klassischen anderen Systemen.

0: Also wir haben uns bewusst für die Variante in  Microsoft Azure entschieden, da die Daten dort

0: DSGVO-konform aufbewahrt werden können. Das ist  halt auch mehr im EU-Datenraum eine regulatorische

0: Anforderung für solche Aufbewahrungsthemen. Da ist  man relativ gut unterwegs. Microsoft investiert

0: sehr viel Geld jährlich in die Weiterentwicklung  von Security-Mechanismen, sicheren Rechenzentren

0: und kann das sozusagen alles in einem Produkt  oder in solchen Produkten vereinen. Da kommen

0: wir dann sozusagen auf diese Sicherheit drauf.  Die Sachen sind alle geprüft, zertifiziert und

0: in dem Sinne kann der Kunde sichergehen,  dass die Daten dort compliant abliegen.

0: Wie schnell – wenn ich jetzt das  Unternehmen umstellen möchte – wie

0: schnell lässt sich denn ein Altsystem  in die Retention Box überführen?

0: Es kommt immer ein bisschen auf den Umfang an.  Jedes SAP-System von Kunden ist unterschiedlich.

0: Das muss man ganz klar festhalten. Und die  einen Kunden haben halt deutlich größere

0: Systeme als andere. Und dann entscheidet  auch der Umfang der zu überführenden Daten.

0: Immer noch das Projekt, was dann geführt  wird. Wir haben als Erfahrung gesagt,

0: weil wir dann ja aus vielen Projekten  auch kommen und da dieser Need entsteht,

0: dass man zwischen fünf bis maximal zehn  Personentage dort investieren muss,

0: einmal die Rollen und Berechtigungen  quer zu checken, vorzubereiten für

0: den Retention-Modus und das Überführen in  diesen Retention-Modus, also der Daten in die

0: Microsoft-Azure-Welt, ist relativ schnell gemacht.

0: Das kann, wenn man das stringent  durchzieht und durchgeplant ist,

0: gehört natürlich auch Vorbereitung des Kunden mit  dazu, innerhalb weniger Wochen auch stattfinden.

0: Was sind da so die wichtigsten Schritte,

0: also wenn man es mal wirklich so in  Schlagworten dann aufführen müsste.

0: Also ganz, ganz wichtig ist – und das merken wir

0: halt auch aus unseren Projekten heraus  –, dass der Need während des Projekts,

0: während des Laufens schon entsteht, dass  der Kunde sich natürlich im Vorfeld und

0: sollten wir in solchen Beratungsprojekten  mit aktiv sein, bringen wir genau solche

0: Themen auch mit an, dass er sich rechtzeitig  darüber bewusst ist, dass solch ein Budget,

0: auch wenn es nicht riesengroß ist, aber ein Teil  des großen Ganzen sein sollte oder sein muss am

0: Ende des Tages und dass das auch mit geplant wird.  Und dann natürlich auch im Zuge des Go-Lives ins

0: neue System solch ein Übergang von einem Altsystem  in ein Retention-System auch sichergestellt wird.

0: Jeder Kunde handhabt das anders, solch einen  Übergang. Die einen sagen, wir lassen unser

0: Altsystem mindestens noch ein halbes bis  ein Jahr laufen, weil wir davon ausgehen,

0: dass wir öfter dort noch mal rein müssen, auch  wenn wir es nicht mehr produktiv nutzen. Andere

0: Kunden sagen, das kann nach wenigen Wochen  schon in den Retention-Modus überführt werden,

0: weil wir uns sicher sind, das Projekt  läuft so sauber durch, dass die Daten dort

0: dann abgelegt werden können. Das ist wirklich  sehr, sehr individuell. Es kann halt sehr, sehr

0: schnell gehen, wenn ein Kunde das forciert, aber  es kann halt auch in einem Projekt – und solche

0: SAP-Projekte sind halt nicht in Monaten zu rechnen  – passieren. Es gibt große Unternehmen, die machen

0: das seit Jahren schon, dass dann halt so ein  System mitgenommen wird und überführt werden kann.

0: Also man kann jetzt nicht sagen,

0: das dauert mindestens ein paar  Monate oder maximal ein paar Monate.

0: Also vielleicht vom Entstehen der Anforderungen  beziehungsweise vom Platzieren der Anforderungen

0: bis zur Überführung könnte man, wenn man das in  einem Sprint durchzieht und alle Daten und Fakten

0: vorliegen, also die Größe des Systems,  der Datenbank, die damit reinspielen,

0: und bis hin zum Deployment und Überführen der  Daten in Azure, könnte man das im Idealfall in

0: anderthalb bis zwei Monaten schon durchführen.  Aber im Idealfall bewegen wir uns dann

0: im luftleeren Raum sozusagen, das  ist der goldene Weg und der trifft

0: meistens so nicht ein, muss man ehrlich sagen.

0: Martin, vielleicht auch noch mal zum Schluss.  Du bist ja eben auch involviert mit der Scheer

0: IDS an solchen Transformationen  von Unternehmen. Wie gehst du an

0: so eine Beratung ran? Was sind so die ersten  Points, auf die man achten muss zu Beginn?

0: Wir sind da als Team unterwegs. Das ist ein Team  von erfahrenen Projektleitern, die in solche

0: Akquisen mit reinkommen und natürlich auch von  sehr vielen Consultants und Beratern, die dort

0: mit aktiv sind und aus ihren Erfahrungen schöpfen.  In der Regel müssen wir erst mal verstehen: Wie

0: tickt das Unternehmen? Wie ist es unterwegs mit  seiner SAP-Umgebung? Wie alt ist die SAP-Umgebung?

0: Welchen aktuellen Stand hat die SAP-Umgebung  des Kunden? Das ist wirklich höchst individuell.

0: Da kann man wirklich nicht von dem Status  reden, sondern das sind definitiv immer

0: individuell zu betrachtende Szenarien und je  nach Szenario kann man den Kunden dann halt auch

0: beratend an die Hand nehmen. Es  gibt Kunden, die möchten das gerne,

0: möchten dort mitgeführt werden. Es gibt  aber auch andere Kunden, die sagen,

0: sie haben eine ganz klare Vorstellung, wie  das laufen soll. Die haben sich das Projekt

0: gedanklich schon so zurechtgelegt, dass  man da Hand in Hand zusammenarbeiten kann.

0: Und so kristallisiert sich immer relativ  schnell ein vernünftiger, sauberer Weg raus,

0: den wir als Beratung sozusagen vorschlagen  und mit dem Kunden gemeinsam beschließen.

0: Martin, vielleicht zum Schluss. Was ist  denn ein Rat, den du Entscheidern mitgibst,

0: die vielleicht vor einer S/4HANA-Transformation  stehen und vielleicht auch noch nicht wissen,

0: was sie mit den Altsystemen so machen sollen?

0: Genau. Also im Idealfall immer mit dem  Dienstleister, mit dem IT-Dienstleister,

0: der Erfahrungen mit diversen Projekten  aus diversen Branchen hat, reden und

0: sich den Übergang von solchen Altsystemen  im Vorfeld auch schon rechtzeitig überlegen.

0: Dann beschleunigt das das Projekt, das  Projektende nach hinten raus deutlich

0: und macht es auch für alle, die sich dann  mit dem neuen System ja durchaus intensiv

0: beschäftigen müssen und vielleicht dann  doch noch mal alte Daten einsehen müssen,

0: sehr, sehr einfach. Und dann ist natürlich  auch die Transparenz in der Budgetierung

0: gewahrt. Das kann man so mitgeben, dass  man da frühzeitig daran denken sollte,

0: auch wenn es ein kleiner Punkt ist in so einer  Transformation nach S/4HANA, ist es ein nicht

0: unwesentlicher Punkt.

0: Das nehmen wir genauso mit an der Stelle und man  kann natürlich auch jederzeit noch mal auf dich,

0: auf dein Team zugehen. Und an der  Stelle sage ich erst mal vielen Dank,

0: Martin Rosahl, Experte für Managed Services  bei Scheer IDS. Danke für das Gespräch.

0: Sehr gerne.